Зміст
Багато компаній покладаються на адміністратора, щоб встановити тон для них. Незважаючи на це, вони витрачають мінімум часу, заповнюючи цю посаду, концентруючись на «професійній» команді.
Інструкції
-
Певний тип людей спеціалізується на зустрічах і привітанні клієнтів і відповідає на телефонні дзвінки. Найкращим варіантом для цієї посади є працівник, який ніколи не мав поганого слова про когось, хто є дружнім і оптимістичним, і любить радувати людей.
-
Гарний портьє повинен відповідати на телефон з унікальним дотиком, підкреслюючи певне слово. Потрібно відповісти посмішкою на обличчі і щирим інтересом до того, що має сказати людина на іншому кінці лінії. Ось чому офіси часто покладаються на системи запису голосу. Це спосіб втратити живий, щасливий і доброзичливий голос на іншій лінії.
Вам потрібен секретар, який одягнеться, щоб справити враження на ваших клієнтів і пишатися своєю роботою.
-
Важливо, щоб хороший секретар був ефективним для роботодавців. Якщо хтось в команді надзвичайно зайнятий, вона повинна це знати. Поінформований адміністратор може допомогти співробітникам уникнути непотрібних зустрічей в останню хвилину, не втрачаючи важливих зустрічей.
Зручно, що секретарка ініціює обговорення з клієнтом, якщо він не є спірним. Ви не хочете, щоб ваш клієнт припускав, що філософія рецепціонера суперечить філософії компанії. Загальні справи та легкі теми великі.
-
Портьє повинно бути продовженням вашої маркетингової команди.Відстеження важливих дат і надання необхідної інформації своєму клієнтові, щоб вони відчували себе особливими, - це подарунки, які повинен мати хороший секретар.
Вона повинна переконатися, що брошури компанії знаходяться на журнальному столику, тримати кавник повний і свіжий, миску цукерок повний і переконайтеся, що клієнти рухаються через приймальню без проблем.
-
Якщо ви ще не встановили загальний графік для адміністратора, щоб мати доступ до запланованих зустрічей, було б добре спланувати це. Ви можете зробити це легко, якщо ви підключені до мережі, просто дозвольте її також підключити. Якщо ваша система електронної пошти не дозволяє цю техніку, можна налаштувати календар в Інтернеті і попросити всіх опублікувати зустрічі, які адміністратор повинен знати на сайті.