Зміст
- Виділіть ключові проблеми
- Наведіть конкретні приклади
- Уникайте емоційних фрази
- Запропонувати покращення
Не має значення, якщо ви працюєте в корпоративному або роздрібному середовищі, якщо виникають занепокоєння щодо вашої роботи, вам потрібно отримати їх на знання вашого боса. Показуючи свої занепокоєння через лист, ваш начальник може зрозуміти, що саме відбувається, не залишаючи місця для неправильного тлумачення, оскільки всі ваші думки та ідеї будуть чітко виражені. Для цього виконайте деякі вказівки, щоб гарантувати, що ваші проблеми будуть професійно організовані.
Виділіть ключові проблеми
У першому абзаці листа поясніть, чому ви звертаєтеся до свого боса. Скористайтеся першими двома реченнями, щоб розповісти вам про свої проблеми в роботі та ознайомтеся з простим поясненням того, що вас турбує. З самого початку важливо виділити основні причини для занепокоєння. Наприклад:
"Здравствуйте, містер Сміт, я пишу, тому що я маю певні незручності щодо роботи з озеленення, призначеної для мого підрозділу." Протягом всього мого спостереження я помітив, що дуже втомлені співробітники прибувають після години і працюють непрофесійно.
Наведіть конкретні приклади
Після пояснення мети листа поглиблюємо ситуацію, надаючи конкретні приклади. Це дасть вам чітке розуміння ситуації та зменшить ймовірність того, що ваш лист стане непомітним. Наприклад:
"1 березня 2011 року Джейсон С. Мастерс прибув до місця роботи в 22:45, півтори години після свого вступу. Після прибуття він виявився надто втомленим і почав експлуатувати машини без перевірки У другій половині дня я помітив декількох співробітників, що працюють з важкою технікою, не носячи шоломів або використовуючи заходи безпеки. "
Уникайте емоційних фрази
Під час виготовлення листа не стають надмірно емоційними, оскільки це має тенденцію до зниження професіоналізму і легітимності листа. Переконайтеся, що всі твердження засновані на фактах і вільні від емоційних конотацій. Мета листа полягає в наданні вашому начальнику інформації, необхідної для визначення точних причин проблеми, щоб він міг вжити заходів, якщо він вважатиме це необхідним.
Запропонувати покращення
Наприкінці листа подайте пропозиції щодо ваших проблем. Переконайтеся, що вони дійсно є пропозиціями, а не вимогами. Перед пропозицією використовуйте такі фрази, як "Чи вважаєте ви, що було б краще ..." або "Може бути корисно ...". Скористайтеся цією частиною листа, щоб подати свої ідеї та завершити його запитом на зустріч, щоб обговорити ваші побоювання та обмінятися ідеями для виправлення інших проблем.