Зміст
Часто в діловому світі від нас вимагається включити супровідний лист для супроводу більшого звіту, який можна надіслати поштою, спеціальною доставкою або навіть електронною поштою. Офіційний супровідний лист має цілком конкретну мету і повинен бути написаний таким чином, щоб він представляв і описував зміст, повторював помітну тему звіту, а також вказував наступні кроки чи дії, які слід вжити.
Напишіть супровідний лист до звіту
Крок 1
Використовуйте фірмовий бланк компанії, щоб скласти презентаційний лист звіту, враховуючи важливість супровідного документа. Навіть якщо ви використовуєте бланки електронної пошти, розглядайте їх як паперовий лист, включаючи зображення логотипу компанії на сторінці електронної пошти.
Крок 2
Включіть дату дня, а також інформацію про адресу, включаючи ім’я та прізвище, назву, назву компанії, адресу вулиці та міста та поштовий індекс. Використовуйте привітання "Каро", за яким слідує офіційне привітання, наприклад, абревіатури Пан чи Пані, якщо особа є незнайомцем, або "Каро" з іменем або прізвищем одержувача, якщо особа є знайомою.
Крок 3
Вкажіть мету листа в основному абзаці, використовуючи такі слова, як "Цей лист надає (назву звіту) для Вашого огляду чи коментаря (або будь-якої іншої дії, яку Ви бажаєте). Скористайтеся цією можливістю, щоб підсумувати тему доповіді. Спробуйте узагальнити Мета доповіді якомога коротше - одним чи двома реченнями.
Крок 4
Зверніть увагу на висновок звіту тут, але не вникайте у суть висновків звіту. Ви хочете, щоб читач прочитав фактичний звіт, а не лише супровідний лист. Лист повинен викликати у читача апетит до того, що можна знайти в підсумковому звіті.
Крок 5
Зробіть офіційний розділ завершення або наступні кроки, де ви вкажете, які бажані дії одержувача. Ви хочете, щоб вони переслали документ або підписали документ або координували більшу зустріч для презентації результатів? Будьте дуже конкретні щодо наступних кроків, а також дня та дати, якщо потрібні термінові заходи.
Завершіть супровідний лист офіційним привітанням, сердечно, щиро чи вдумливо. Вкажіть ім’я та заголовок автора листа. Перелічіть імена інших людей, які отримають звіт та супровідний лист, у полі "Копія" (з копією) електронного листа.