Зміст
Зустрічі мають важливе значення для всіх типів бізнесу, але також можуть бути скасовані з різних причин. Всі сторони, які беруть участь у засіданні, повинні бути повідомлені у письмовій формі якомога швидше після того, як стане зрозуміло, що зустріч не відбудеться. Хоча надсилання електронної пошти часто є відповідним завданням, або іноді текстовим повідомленням, деякі ситуації можуть призвести до надсилання листа поштою. Бажано підтвердити, що повідомлення про скасування отримано.
Текст листа
Лист повинен починатися з заяви про те, що зустріч була скасована і включала час, місце та мету зустрічі. Ви можете вказати причину або призначити його "непередбаченим обставинам". Просимо вибачення за незручності.
Перенесення інформації
Якщо зустріч перенесена, лист повинен містити місце та час або запевнити одержувача, що він буде проінформований. Вона також повинна містити контактну інформацію та попросити одержувача підтвердити ваше повідомлення.