Зміст
Пам'ятки, які ви пишете як бухгалтер, розповідають вам багато про ваш професійний досвід і довіру. Бухгалтери несуть відповідальність за написання всіх видів нагадувань, включаючи неофіційні для колег і керівників, офіційні для відомчих підрозділів, а також рахунки для клієнтів. Погано написана пам'ятка бухгалтерського обліку може заплутати приймачів і завдати шкоди престижу вашої компанії. Навчання писати бухгалтерські записки з ясністю та точністю є ключем до ефективного ділового спілкування та встановлення сприятливої репутації у вашій організації.
Інструкції
-
Визначте аудиторію та мету вашої пам'ятки. Більшість з них використовується, щоб привернути увагу до проблем, запропонувати рішення, повідомити офіційні цілі компанії або донести нову інформацію. Не надсилайте нагадування для всього офісу, якщо це стосується лише одного відділу. Також слід враховувати чутливість матеріалу і чи буде ця інформація краще передаватися через офіційний меморандум або повідомлена особисто.
-
Відформатуйте заголовок нагадування за допомогою наступних розділів: ДО: (ім'я та назву одержувача), DE: (ваше ім'я та назва), DATE: (повна і поточна дата) і SUBJECT: (про що йде мова).
Переконайтеся, що до одержувачів звертаються правильні назви та офіційні посади. Будьте специфічними та лаконічними у вашій темі. Наприклад, "Кінець семестру" як предметний рядок може означати будь-що для одержувача. Замість цього використовуйте щось на кшталт "Нові процеси архівування до кінця семестру".
-
Дайте короткий опис того, про що йде мова в першому сегменті. Мета потоку відкриття полягає в тому, щоб зрозуміти одержувачу, чому вони отримують пам'ятку і чому вони повинні читати документ. Тримайте відкриваючий сегмент у короткому абзаці.
-
Додайте контекст, що описує проблему, подію, обставини або контекст записки. Контекст може бути початковим реченням вашого наступного параграфа ("Через плутанину, пов'язану з процедурами подачі документів останнього семестру ..."), або повним окремим пунктом залежно від кількості інформації, необхідної для отримання всіх приймачі, щоб бути в курсі.
Виконуйте контекст з сегментом завдань, який є частиною меморандуму, що описує, що робиться для вирішення проблеми або проблеми ("Ми впроваджуємо нові процедури подачі документів на наступний семестр ..."). Зберігайте сегмент завдання у реченні або короткому абзаці, залежно від складності даного питання.
-
Відстежуйте потік завдань з повним обговоренням, яке надає додаткові деталі та підтримку. Тема для обговорення повинна бути найдовшою частиною меморандуму і включає всі факти та дослідження, які підтримують рекомендації, встановлені нею. Просуньтеся до найбільш релевантних деталей і сильних доказів.
-
Завершіть записку коротким закриваючим сегментом, не більше, ніж абзац, який ввічливо описує дії, які ви хочете отримати одержувачем пам'ятки ("Починаючи з наступного місяця, дотримуйтесь нових процедур зберігання. .. "). Підкресліть, як одержувач отримає вигоду, дотримуючись вказівок, наведених у записці ("Ми сподіваємося, що ці нові процедури зберігання заощадять ваш час і зменшать навантаження ...")
Як
- Вкладіть списки, графіку, статті або інші релевантні джерела до пам'ятки. Додайте примітку до кінця нагадування, якщо ви включите будь-які вкладення, наприклад "Прикріплені: нова процедура зберігання".
- Якщо це ваш перший нагадування, попросіть колегу або керівника перевірити його на предмет точності та переконайтеся, що ви нічого не залишите.
Повідомлення
- Надсилання записки з неправильним написанням назви, назви або адреси електронної пошти може призвести до того, що колеги не сприйматимуть пам'ятку серйозно і навіть шкодять своїй репутації, якщо є повторне злочин. Завжди перевіряйте двічі, щоб отримати повну точність, перш ніж відправити записку.