Зміст
Електронна пошта досі розглядається як форма неформального спілкування. Навіть на роботі люди часто опускають привітання, закриття та написання. Проте, оскільки електронна пошта в основному замінила пам'ятки і стала основною формою ділового спілкування, дотримання відповідного етикету та формату є важливим як для ясності, так і для поваги до інших працівників.
Привітання та закриття
Вітання та закриття залежать від типу відносин, які ви маєте з одержувачем електронної пошти.
У своєму першому електронному листі з однією людиною, почніть з "Шановні", а потім його або її ім'я. Як правило, природно використовувати перше ім'я, якщо ваш бізнес не є формальним. Після того, як зв'язок вже встановлено, можна просто скористатися ім'ям особи або неформальними вітаннями, наприклад "Привіт" або "Привіт", а потім ім'я одержувача.
Під час надсилання повідомлень до групи завжди використовуйте "Шановні", оскільки листи, надіслані багатьом одержувачам, зазвичай є більш формальними. Не використовуйте компліменти, такі як "Добрий ранок" або "Добрий день". Коли одержувач читає електронну пошту, це може бути інший час дня.
Закриття слідують тим же правилам, що і вітання. У першій електронній пошті, використовуйте більш формальний закриття, такі як "З найкращими побажаннями" або "З найкращими побажаннями". Після того, як ви вже обмінялися електронною поштою, закриття не потрібно, але завжди включайте своє ім'я як свій підпис.
Інші колекції
До відповідності суб'єкт є першою інформацією, яку отримує одержувач. Переконайтеся, що ви зробите її змістовною, зрозумілою та короткою, щоб людина розуміла зміст повідомлення та давала правильний пріоритет.
З появою портативних електронних пристроїв, багато співробітників потрапили в звичку ставити зміст електронної пошти в тему, думаючи, що це буде зручніше для одержувача. Однак цей тип форматування здається різким і грубим.
Форматування
Використовуйте правильне написання, пунктуацію та великі літери. Піклуючись про проходження перевірки орфографії та виправлення помилок, виявляє повагу до колег. Невстановлена кома може змінити значення речення. Майте на увазі, що ваші колеги не можуть читати ваші думки, тому зробіть посилання ясніше ("Робота з ним на цьому проекті" - хто "він", і "який проект"?).
Ніколи не пишіть великими літерами. ПИТАННЯ В КАПІТАЛІ ВІДПОВІДАЄТЬСЯ, ЩО ВИ ВІДМОВУЄТЬСЯ З КОЛЕГОЮ.
Напишіть короткі та об'єктивні пункти. Будьте доброзичливі, але якщо у вас немає близьких стосунків, уникайте жартів і сарказму, які часто невірно розуміють електронною поштою. Нарешті, позбутися смайликів.
Освіта
Нещодавнє дослідження в "Журналі комп'ютерно-опосередкованої комунікації" показало, що ті, хто надсилає освічені повідомлення електронної пошти, сприймаються як більш зручні та зручні, ніж відправник грубих листів. Більше того, одержувачі освічених листів були більш готові працювати зі своїми відправниками.
Хорошу освіту можна показати електронною поштою так само, як і в реальному житті. Використовуйте "будь ласка" і "дякую" при оформленні замовлення.
Знову ж таки, використовуючи свій час, щоб переконатися, що електронна пошта є граматично правильною, виникає повага до ваших колег. Нехтування цією частиною означає, що ваш власний час важливіший за їхній.