Зміст
- Обов'язки
- Обслуговування запису
- Страхування та побудова посилань
- Реєстрації та зберігання активів
- Відповідальність за відповідні операції
- Технологічний контроль
- Незалежний критичний огляд
При створенні системи бухгалтерського обліку підприємства та неприбуткові організації повинні створити основу для внутрішнього контролю. Цей процес допомагає гарантувати, що система працює належним чином і що всі працівники, що беруть участь, працюють як слід. Наявність важливого ділового документу дає достатню впевненість, зменшуючи ймовірність помилок і захищаючи активи організації. Через свою важливість компанії повинні враховувати основні принципи внутрішнього контролю.
Обов'язки
Компанії повинні чітко встановити відповідальність. Надання конкретним зобов'язанням окремим особам гарантує, що вони розуміють свою роль у підтримці внутрішнього контролю. Якщо відповідальність систематично не враховується, ефективна система внутрішнього контролю здатна ідентифікувати працівника, який не виконує поставлене перед ним завдання.
Обслуговування запису
Пам'ять не є безпомилковим інструментом, особливо коли йдеться про великі обсяги інформації або транзакцій. Належні процедури ведення обліку дозволять компаніям мати точну історію операцій. З такою інформацією компанія може потім проконсультуватися з ними, якщо необхідно вирішити проблему або пояснити будь-які сумніви.
Страхування та побудова посилань
На жаль, навіть найкраща система внутрішнього контролю не може запобігти втраті активу. Забезпечуючи добро та створюючи зв'язок зі своїми співробітниками, організація гарантує, що вона буде відшкодована, якщо її вкрадуть або іншим чином відхилять.
Реєстрації та зберігання активів
У системі внутрішнього контролю люди, які мають фізичний доступ до каси та інших активів, не є тими ж людьми, які зберігають пов'язані з ними документи. Якщо, наприклад, працівник, відповідальний за ведення касових апаратів для малих витрат, є тим самим, що контролює надходження та вилучення грошових коштів, фальсифікація записів і перенаправлення коштів буде полегшено. Особа, відповідальна за ведення обліку активів, не повинна мати доступу до активів, які вона контролює.
Відповідальність за відповідні операції
Іноді потрібно виконати декілька завдань до завершення однієї транзакції. У цьому випадку важливо, щоб кожна діяльність, що становить операцію, виконувалася різними працівниками. Це забезпечує більш ніж одну особу залучення до завдання і збільшує шанси на виявлення помилок або шахрайських дій.
Технологічний контроль
Сигнали, електронні клавіатури доступу та інші функції безпеки можуть допомогти захистити активи організації. Технологія часто надає набагато більше можливостей контролю і може використовуватися 24 години на добу, без необхідності додаткових витрат на персонал або перебоїв. Розумні компанії збільшують свої системи внутрішнього контролю, інвестуючи в ефективні, недорогі технології.
Незалежний критичний огляд
Компанії повинні регулярно переглядати свої системи внутрішнього контролю. Особа, відповідальна за проведення оцінки, не може виконувати жодну з робіт, які будуть перевірені. Незалежний оцінювач ідеально підходить для цієї функції, оскільки він може об'єктивно документувати роботу, що виконується у процесі внутрішнього контролю, і не має підстав для покриття помилок або надмірного оптимізму щодо процедур.