Зміст
Початкове спілкування між потенційним клієнтом і юридичною фірмою зазвичай здійснюється по телефону і з адміністратором. Тому важливо, щоб компанія-рецепціонер була професійною і ввічливою в будь-який час. Підтримка професіоналізму іноді може бути проблемою, особливо для адміністраторів, які відвідують велику кількість дзвінків щодня, однак, існують певні принципи, які ви завжди повинні дотримуватися, відповідаючи на виклики в юридичній фірмі.
Отримання дзвінка
Відповідайте на кожний виклик, назвавши ім'я юридичної фірми, ваше ім'я, а потім визначте, хто телефонує, і запитайте: "Як я можу вам допомогти?" Наприклад: "Доброго ранку, це канцелярія X і Y, Джейн говорить, з ким я розмовляю?" Після того як ви визначили абонента по імені, запитайте: "Як я можу допомогти вам сьогодні пані Z?", Не забувайте посилатися на клієнта по імені для решти розмови. Анотації під час кожного дзвінка можуть бути корисними, особливо стосовно імен. Під час розмови зберігайте позитивний тон, будьте терплячими і ніколи не втрачайте себе. Уникайте використання жаргону, сленгу або не-слів, таких як "aham" і "hum".
Визначте потреби абонента
Дуже важливо уважно прислухатися до потреб потенційного клієнта, щоб задовольнити ваші потреби, і надавати інформацію, яку потрібно, чітко і лаконічно. У кожному дзвінку є хтось шукає інформацію або конкретну людину.
Передача виклику відповідній особі в офісі
Якщо вам потрібно перевести виклик до адвоката, попросіть клієнта чекати переведення на лінію. Потім зверніться до адвоката і оголосіть виклик назвою клієнта та цілі дзвінка, тому зробіть переказ, якщо адвокат доступний. Не залишайте клієнта на лінії більше 45 секунд. Після закінчення цього періоду запитайте, чи клієнт вважає за краще продовжувати чекати, якщо він хотів би, коли адвокат поверне дзвінок або якщо він бажає дзвонити пізніше.
Кінець виклику
Перед тим, як вимкнути телефон, запитайте, чи можете ви допомогти з чим-небудь ще й подякувати клієнту за виклик юридичній фірмі. Рідше для адміністратора, щоб переконати потенційного клієнта найняти послугу, однак, дуже часто, що клієнт втрачається через погану, грубу або непрофесійну послугу.