Зміст
- Виділіть ключові проблеми
- Наведіть конкретні приклади
- Уникайте емоційних фраз
- Запропонуйте вдосконалення
Не має значення, працюєте ви в корпоративному чи роздрібному середовищі, якщо є побоювання щодо вашої роботи, вам потрібно довести їх до відома свого начальника. Виявлення своїх проблем через лист дозволяє начальнику зрозуміти, що саме відбувається, не залишаючи місця для неправильного тлумачення, оскільки всі ваші думки та ідеї будуть чітко виражені. Для цього дотримуйтесь деяких вказівок, щоб забезпечити професійне вирішення ваших проблем.
Виділіть ключові проблеми
У першому абзаці листа поясніть, чому саме ви контактуєте зі своїм начальником. Використовуйте перші два речення, щоб повідомити вас про проблеми, пов’язані з роботою, і прослідкуйте за прямим поясненням, що вас турбує. На цьому початку важливо виділити основні причини для занепокоєння. Наприклад:
"Привіт, містере Сміт. Я пишу, тому що маю низку невтішних занепокоєнь з приводу робіт із благоустрою, доручених моєму підрозділу. Під час мого спостереження я помітив, що дуже втомлені працівники приїжджають поза робочим часом і непрофесійно експлуатують машини".
Наведіть конкретні приклади
Після пояснення мети листа заглибіться в ситуацію, надавши конкретні приклади. Це дасть вам чітке розуміння ситуації та зменшить ймовірність того, що ваш лист залишиться непоміченим. Наприклад:
"1 березня 2011 року Джейсон С. Мастерс прибув на робоче місце о 10:45 ранку, через півтори години після часу прибуття. Після прибуття він виявився надмірно втомленим і почав керувати машинами, не виконуючи сканування. У другій половині дня я помітив декількох працівників, які працювали на важкій техніці, не маючи шоломів та не застосовуючи техніки безпеки ".
Уникайте емоційних фраз
Під час виготовлення листа не станьте надмірно емоційними, оскільки це, як правило, знижує професіоналізм та законність листа. Переконайтесь, що всі вказівки базуються на фактах і не мають емоційних відтінків. Мета листа - надати своєму начальнику необхідну інформацію для викладу точних причин занепокоєння, щоб він міг вжити заходів, якщо він вважатиме це за потрібне.
Запропонуйте вдосконалення
В кінці листа внесіть пропозиції щодо своїх проблем. Переконайтесь, що це справді пропозиції, а не вимоги. Перед пропозицією використовуйте фрази на кшталт «Чи вважаєте ви, що було б краще ...» або «Можливо, це буде корисно ...». Скористайтеся цією частиною листа, щоб представити свої ідеї та закінчити його проханням про зустріч, щоб ви могли обговорити свої занепокоєння та обмінятися думками для виправлення будь-яких інших проблем.