Зміст
- Навички міжособистісного спілкування
- Навички управління часом
- Знання канцелярського приладдя
- Обчислювальні навички
- Письмові навички
Як правило, адміністративні помічники працюють над тим, щоб забезпечити оптимальну роботу офісу. Більшість компаній віддають перевагу адміністративним помічникам, які мають принаймні середню освіту, два і більше років навчання в коледжі та досвід роботи в офісі. Вони можуть допомогти комусь конкретно або всій команді. Адміністративний асистент повинен мати багато навичок та компетенцій, щоб ефективно виконувати свою роль.
Навички міжособистісного спілкування
Адміністративний помічник може звітувати перед кількома особами. Крім того, кожен керівник може мати різні цілі та завдання для нього. Отже, ви повинні мати можливість працювати з усіма керівниками, щоб переконатися, що всі бажані та / або запитувані завдання чи місії виконуються. В рамках своїх обов'язків адміністративний помічник (переконуючись, що офіс працює ефективно) повинен допомагати своїм колегам, співпрацюючи та працюючи в команді.
Навички управління часом
Адміністративні помічники повинні мати можливість визначати пріоритети часу на роботі. За один день вони повинні виконати довгий перелік завдань і забезпечити виконання кожного із них у запланований термін.
Знання канцелярського приладдя
Знання обладнання та робочих матеріалів, таких як факсимільні апарати, є життєво важливим для будь-якого адміністративного помічника. Він повинен знати, як управляти телефонною системою з декількома лініями та / або розширеннями. Крім того, ви повинні знати, як працює копіювальна машина, і навіть як це виправити за необхідності.
Обчислювальні навички
Більшість офісів базуються на функціональних можливостях комп’ютерної системи. Тому адміністративний помічник повинен мати здатність розуміти, як працюють комп’ютери. Крім того, він повинен мати можливість надсилати електронні листи, проводити дослідження в Інтернеті, вміти створювати електронні таблиці, сканувати документи та навіть навчати інших колег про основні функціональні можливості комп’ютера.
Письмові навички
Багато адміністративних помічників допомагають керівнику в написанні документів. Наприклад, керівник може продиктувати документ і попросити помічника переглянути можливі друкарські помилки чи граматичні проблеми. Таким чином, адміністративний помічник повинен знати, як складати ділові листи. Йому може знадобитися листування з продавцем, щоб переконатись, що всі товари доставляються вчасно та правильно згідно специфікацій.