Зміст
Витрата часу на написання навчального посібника для працівників може здатися звичною роботою. Використання інструментів Microsoft Word 2007 полегшує цей процес. Перш ніж почати писати, подумайте. Вирішіть, які завдання повинні виконувати ваші працівники, а які можна описати, щоб допомогти їм. Сплануйте, в якій ситуації ви будете використовувати посібник, будь то в очному класі або під час самостійної екскурсії. Після того, як ви уявите, який саме посібник вам потрібен, ось кілька інструментів, якими ви можете скористатися, щоб втілити свою ідею в життя.
Підготовка
Крок 1
Використовуйте інструмент «Межа» у програмі Word, щоб створити багаторівневий перелік завдань, які працівник повинен вивчити. Цей процес допоможе вам вирішити, як довго триватиме ваш посібник, і допоможе розділити роботу на менші частини, простіше пояснити працівникам. Щоб скористатися інструментом «Обмежування» у програмі Word, потрібно розпочати з порожнього документа та вибрати «Домашня сторінка». У групі "Абзац" є 3 кнопки: точки, цифри та багаторівневий список. Виберіть "багаторівневий список", або ви можете натиснути стрілку вниз, щоб вибрати список параметрів меж. Ви також можете створити свій власний. Напишіть свої параметри. Перейдіть на наступний рівень у своєму багаторівневому списку, натиснувши "Tab". щоб повернутися назад, натисніть "Shift + Tab". Напишіть кроки для навчання та іншу інформацію, щоб пояснити своїм працівникам, як виконувати завдання, необхідні на роботі.
Крок 2
Використовуйте функції верхнього та нижнього колонтитулів у програмі Word, щоб додати номери сторінок, вміст розділу та заголовок для кожної сторінки в документі. Верхній та нижній колонтитули є важливими візуальними посиланнями для того, щоб працівник знав, де він знаходиться в навчальному посібнику. Під час тренінгу додавання цифр на сторінки допомагає пов’язати певні сторінки з деякими предметами. Клацніть на "Вставити вкладку", потім у розділі верхнього та нижнього колонтитулів виберіть "Верхній колонтитул". У вас будуть варіанти стилів заголовків або ви можете створити свій власний. Заголовок відображається на кожній сторінці вашого посібника, або ви можете змінити його так, щоб він з’являвся лише на протилежних сторінках, щоб ваш посібник йшов за рядком книги. Нижні колонтитули з’являються внизу сторінки та зазвичай використовуються для відображення номера сторінки, дат та інформації про користувача. Клацніть на "Нижній колонтитул" у розділі верхнього та нижнього колонтитулів, і, як і раніше, у вас буде на вибір кілька типів.
Крок 3
Додайте обкладинку, щоб відрізняти навчальний матеріал від інших предметів, які ви роздаєте своїм співробітникам, наприклад, посібника для працівників. Створіть свою власну обкладинку, натиснувши "Вкласти вкладку", а потім "Обкладинка" у розділі сторінки. Ви побачите різноманітні стилі обкладинки, які ви можете вибрати або створити власні. Дайте своєму посібнику описову назву; включати дату створення та авторів, оскільки ці посібники часто видаються групами.
Крок 4
Додайте заголовки, щоб допомогти вам створити зміст для вашого навчального документа. Це також допомагає організувати візуально, щоб полегшити користування вашим працівником. Створіть різні стилі заголовків для кожної теми, використовуючи заздалегідь створену межу (цей заголовок не такий, як у верхній частині сторінки). Стилі заголовків - це стилі шрифтів, які ви використовуєте для позначення різних навчальних розділів, а також різних підрозділів.
Якщо ви пишете посібник про те, як писати корпоративну кореспонденцію, у вашому заголовку 1 має бути "Як написати корпоративний лист", а тоді підзаголовок може бути "Що включити". Щоб позначити заголовки 1 і 2, виберіть "Домашня сторінка", і в розділі стилів ви побачите ряд різних стилів, які ви можете вибрати, включаючи заголовок 1, заголовок 2, підпис тощо. Виберіть текст, який ви хочете, як перший заголовок 1 і натисніть на розділ "Заголовок 1", щоб вказати його важливість. Клацніть на наступний розділ, щоб створити заголовок 2. Виконайте всю межу, вибравши заголовки 1 і 2. Вони будуть включені у ваш зміст, коли закінчите.
Крок 5
Додайте таблицю та вміст (ВМТ), щоб допомогти вашому співробітнику знайти необхідну інформацію, коли це доречно. Якщо ви вже додали первинний та вторинний заголовки до свого документа, нехай Word виконує роботу та створює TDC для вас. Клацніть на початку документа, де ви хочете, щоб з'явився ВМТ (як правило, після обкладинки), натисніть "Посилання", а потім "Зміст" в омонімічному розділі. Ви побачите список автоматичних таблиць, якими ви можете скористатися. Клацніть на одному з автоматичних виборів, і ваш ВМТ повинен з'явитися за допомогою попередньо вибраних заголовків.
Крок 6
Упорядкуйте свої заголовки та розділи навчального посібника в покроковому порядку. Останнім і найважливішим розділом посібника має бути покажчик. Чим повніше ваш покажчик, тим легше студент зможе пізніше знайти відповіді за номером сторінки. Щоб створити індекс, виберіть слово, яке потрібно вставити. Клацніть на "Посилання", а потім на "Реєстрація", щоб продовжувати робити це для кожного елемента, який потрібно додати до індексу. Завершивши, прокрутіть униз до кінця навчального посібника та додайте покажчик, натиснувши "Посилання", а потім "Вставити покажчик".
Крок 7
Перевірте правопис і збережіть файл. Після створення першого навчального посібника ви можете зробити його зразком для інших посібників, натиснувши "Відкрити", потім "Зберегти як", коли з'явиться діалогове вікно, у розділі "Зберегти як тип" натисніть стрілку, щоб вниз і виберіть "Шаблон Word (.dotx)", а потім ви зможете повторно використовувати свою роботу в інших навчальних посібниках.