Зміст
При професійному написанні електронної пошти можна проводити більшу частину часу, переконавшись, що кожна інформація була включена, що вона відформатована правильно і що перевірка орфографії виконана. Проте не забувайте закривати електронну пошту. Створення професійного кінця електронної пошти може зробити величезну різницю в тому, як людина отримує його. Залиште одержувача хорошим враженням про вас.
Контактна інформація
Якщо ви відправляєте професійну електронну пошту вперше, добре припинити її з вашої контактної інформації, а не тільки з вашим ім'ям. Хоча одержувач автоматично отримує вашу адресу після отримання електронного листа, не забудьте запропонувати інші форми контакту. Якщо ви працюєте для певної компанії, вкажіть цю контактну інформацію, включаючи адресу. Дайте свій номер телефону безпосередньо і вкажіть, чи це мобільний телефон або стаціонарний телефон. Якщо ваша компанія має завод, обов'язково включіть філію. Чим більше контактів ви залишаєте, тим краще шанси особи, що вступає в контакт.
Передбачення викупу
Леслі О'Флававан, Писаючи Питання, любить закінчувати професійну електронну пошту фразою "Я з нетерпінням чекаю ...". Вона стверджує, що це підтвердить мету електронної пошти. Крім того, він також ставить того, хто послав вам електронну пошту, у відповідь. Наприклад, якщо ви надіслали електронну пошту про роботу, вам слід закінчити з "Я з нетерпінням чекаю Вашого рішення щодо моєї заяви". Приймач тепер знає напевно, якою є мета вашого повідомлення.
Питання та запитання
Під час закриття професійної електронної пошти обов'язково надайте запрошення на відповідь, наприклад, "Повідомте мене, якщо у Вас виникли питання або сумніви щодо ...", оскільки це дасть одержувачу зелене світло, щоб відповісти без почуття як ніби це вас турбує, або що ваша електронна пошта призначена для останнього слова. Це також підтримує розмову. Надсилаючи електронну пошту, переконайтеся, що всі учасники перебувають на одній сторінці, і що всі питання та проблеми вирішені.
Міркування
Кінець професійної електронної пошти може мати особистий зв'язок, залежно від ваших відносин з одержувачем. З часом професійний контакт може стати другом, що дозволяє завершити електронний лист із внутрішнім жартом або навіть самостійною історією. Однак, не робіть цього, поки не буде створено дружні стосунки. Завершення листа з "З повагою" - хороший компроміс. Це показує, що ви не просто ділові відносини, а дбайлива людина. Не бійтеся показувати трохи ввічливості в кінці листа, особливо якщо це професійно.