Зміст
- Заголовок та закриття
- Текст основного тексту
- Технічні відмінності у форматі
- Важливі питання щодо післямови
Відмінності між діловими листами та менш офіційними, або особистими листами, можна знайти в обох структурах кожного. Неформальні особисті листи дозволяють розсуд відправника щодо розподілу елементів та інших предметів листа. З іншого боку, ділові листи повинні відповідати суворим стандартам стилю та форми. Ключові елементи, такі як макет, структура абзаців та технічне форматування, відрізняють відповідний діловий лист від неофіційного.
Заголовок та закриття
Заголовок ділового листа повинен містити ім’я, адресу та дату відправника. Обґрунтуйте заголовок на лівому полі та виберіть єдиний пробіл для інформації. Контактна інформація одержувача повинна бути відокремлена від заголовка єдиним пробілом і містити повне ім'я та адресу одержувача, включаючи поштовий індекс. Людина, яка пише неофіційний лист, може вибрати лише одне привітання в заголовку листа. Закриття ділового листа вимагає прощального привітання та підпису. Часто діловий лист включатиме підпис, а також ім’я відправника, введене під ним, та будь-які посвідчення особи чи титули, що належать автору. Використовуйте чотири пробіли між прощальним привітанням та ім’ям, введеним для рукописного підпису. Імені відправника та менш офіційного привітання достатньо, коли особистий лист закінчується.
Текст основного тексту
Особисті листи неформального характеру можна опрацьовувати без стилістичних обмежень ділового листа. Відправник може вибрати стиль або тон відповідно до звичайних характеристик взаємодії з одержувачем. У діловому листі стиль повинен відповідати задуму листа. Ділові листи, призначені для ознайомлення одержувача з відправником або діловими послугами, повинні починатися зі вступу. Потім відправник повинен за допомогою текстового балансу повідомити одержувача про намір листа або прохання про дію. Наприклад, лист з продажу повинен представити продавця та товар, вказати, як товар буде обслуговувати одержувача, і, зрештою, закликати читача до дії - до придбання товару чи послуги.
Технічні відмінності у форматі
Стандартні технічні стандарти для ділових листів включають поля по 2 см з боків та простір у 2,5 см вгорі та внизу сторінки. Дати ділових листів повинні бути прописані, а не скорочені, і включати місяць, день та рік. Відправники повинні використовувати відповідні заголовки у ділових листах, але уникати надмірностей. Повне ім’я одержувача повинно відображатися у вітанні, а у діловому листі - двокрапка. Особистий лист може містити ім’я чи заголовок та прізвище, за яким слід кома. Між заголовком, контактною інформацією письменника та початковим привітанням має бути пробіл. Також стандартний пробіл між привітанням та кожним з абзаців у тілі листа. Використовуйте шрифти із 12-крапковими засічками, такі як Times New Roman, у діловому листі та з пробілом між текстом. Ділові листи слід завжди друкувати, але їх рукописне оформлення додає особистого сенсу.
Важливі питання щодо післямови
Після закриття ділові листи повинні містити відповідні публікації, наприклад, випуск копій. "Копія:" означає, що лист також пересилався іншим людям. Післямова також є відповідним місцем для позначення матеріалів, включених до ділового листа. На супровідний документ необхідно вказати посилання, як елементи, включені після заключного підпису, із зазначенням номера та характеру візерунка в діловому листі.