Як написати посібник з політики та процедур

Відеоролик: Как правильно и быстро написать курсовую работу. Пошаговая инструкция

Зміст

Інструкції
Як
Повідомлення
Що вам потрібно

Написання посібника з політики та процедур може здатися складним завданням, що може бути істинним, якщо ви не думаєте про певні змінні заздалегідь. Створення належного планування полегшить створення посібника з політики та процедур для постачальників, співробітників та менеджерів. Послідовна система документації, яка також сприяє розробці контрактів, які відповідають певним стандартам, наприклад, ISO9000.

Інструкції

Створення керівництва з політики та процедур може бути складним, якщо ви не плануєте правильно (ручна коляска з газетою на складі зображення terex від Fotolia.com)

Визначте масштаб вашого проекту, дотримуючись правил інших компаній. Переконайтеся, що певна частина політик або процедур вже задокументована в іншому місці та визначте, чи буде процедура конкретною для компанії, регіону, поділу, функціональної групи або завдання. Це допоможе визначити початкові та кінцеві параметри області застосування.
Визначте формат документів. Консолідуйте їх, перевіряючи найважливіші політичні документи. Політика, як правило, ширша, а деталі завдань процедур, як правило, більш конкретні.

У великих компаніях, як правило, існує чотири або більше рівнів документації з глобальними процедурами, які охоплюють все, наприклад, етику, подарунки, інформацію про власника, протоколи електронної пошти та процедури поділу, які стосуються екологічних, урядових і службових правил.

Процедури, пов'язані з функціональними групами або завданнями, можуть бути змінені відповідно до місцевих операцій, але все ж повинні відповідати вимогам найвищих рівнів документів. Наприклад, ви можете мати три різні ремонтні центри, які працюють самостійно, але ви повинні діяти так само, коли видаєте замовлення в центр розподілу. Глобальна політика буде загальною, але конкретні деталі процесів, пов'язаних з тим, як кожен центр видає запити (хто, коли, що і чому) може трохи відрізнятися. Позиції та обов'язки зазвичай включаються до процедур.
Визначте та проаналізуйте все, що буде включено до посібника з політики. Почніть з кроків, пов'язаних з основними процедурами, такими як дизайн клієнта, отримання замовлень на купівлю, виготовлення, перевірку, доставку та колекцію продукції.

Політика - це жорсткі протоколи, які інформують про очікувані рішення та відповідальність працівників у конкретних ситуаціях. Вони, як правило, стосуються законів та відповідності нормам.

Процедури є етапами, які висвітлюють логічну послідовність подій, включаючи інструменти, комунікації, потік процесу та необхідні навички.

Використовуйте профіль як відправну точку для індексу.
Вирішіть, де буде зберігатися інформація та розроблений контроль перегляду. Розробка процесу контролю огляду з самого початку є важливою, тому, починаючи писати та редагувати, ви зможете відстежувати зміни.

Процес контролю огляду повинен також мати рівень повноважень і контролю, щоб кожен, хто бере участь у процесі, знає, як вносити зміни та здійснювати їх.

Ніколи не дозволяйте одночасно редагувати кілька версій одного й того ж документа, оскільки це може призвести до майбутніх проблем. Використовуйте метод first-in, first-out і, якщо необхідно, знову змініть, щоб відстежувати зміни.
Створюйте шаблони для процедур, політик і блок-схем, щоб ті, хто написав документацію, не повинні турбуватися про формати.

Розмістіть розділи в цих шаблонах, щоб письменники вказали інші документи, інструменти та посилання, необхідні для організації матеріалів. Вкажіть формати та переконайтеся, що певні розділи, такі як глосарій термінів, повинні бути частиною основного розділу або документа для довідки. Надання письменникам найкращого керівництва щодо вимог зменшить потребу в новій роботі пізніше.
Призначте редакторів та експертів з розробки змісту кожного розділу. Дайте їм приклад, щоб подивитися в запитуваному шаблоні та виділити інші правила, такі як написання акронімів у повному обсязі, наскільки узагальнені або детальні вони повинні бути при описі кроків у процедурах.

Якщо в рамках процедур будуть прийняті рішення, виділіть додаткові посилання та надайте співробітникам достатньо інформації з усіма можливими шляхами, щоб допомогти їм приймати обґрунтовані рішення. Точки, які вимагають прийняття рішень, зазвичай знаходяться там, де процедури не виконуються, тому намагайтеся бути максимально ясними в цих областях. Перед публікацією перевірте процедуру з ким-небудь поруч з вами, щоб виконати кожен описаний крок і спробувати визначити можливі проблеми.
Призначте команду рецензування для керівництва та редагування остаточних публікацій, щоб підтримувати мову документації та рівень деталізації на різних етапах процесу.

Вирішує невідповідності шляхом вдосконалення методів підготовки та навчання. Призначте розумний цикл перегляду (наприклад, 48 годин), щоб кожен мав однакові очікування щодо пріоритетів.
Призначте відповідальність за кожну процедуру та визначте рівень повноважень. Процес повинен бути побудований на періодичних оглядах. Коли люди залишають свої посади, нові керівники повинні бути призначені для відповідних процедур. Що стосується оновлень і змін, співробітники повинні консультуватися з політиком, щоб спільно змінювати політику та процедури, коли ситуація покращується або змінюється.

Як

Якщо завдання або процедура виконується більш ніж однією особою або групою, спочатку стандартизуйте її, а потім документуйте її.
Деякі клієнти не закриватимуть угоди з компаніями або підприємствами, які не мають стандартів ISO, або аналогічні правила для документації процесу, наприклад, обслуговування клієнтів, контрактів, фінансів, інвентаризації, зв'язку, якості та юридичних документів. ISO надає загальні та галузеві шаблони та навчання для швидкого та легкого створення політики та процедур і є міжнародно визнаним стандартом.
Створюйте процеси для навчання, підготовки та впровадження переглянутої процедури, якщо це необхідно. Зміна стандарту, який ніхто не консультує, не буде корисним для працівників.

Повідомлення

Деякі адміністрації вважають за краще надавати неясну інформацію про процедури, що дозволяють тлумачити та мінімізувати перевірки. Інші вважають за краще використовувати детальну інформацію, щоб працівники працювали краще.
Використовуйте деталі помірно, коли є обговорення або можливість різних інтерпретацій мови або змісту або проблеми з процесом через неясні інструкції, перегляньте окремий розділ, щоб пояснити його.
Дуже поширеною є ситуація, коли політика та процедури виходять з-під контролю, дублюються або надмірні, або стають занадто деталізованими для вирішення.
Використовуйте індекси та намагайтеся мінімізувати копіювання, призначаючи людей іншим розділам в інших областях, якщо це необхідно.
Екологічне законодавство є дуже важливим. Створіть процес, який би керував новими процедурами, які дозволять їм працювати в попередньому стані до їх опублікування. Переконайтеся, що тренування потрапить під час запуску нових процедур, інакше будуть суперечки і розчарування. Зверніться за допомогою до експертів; це дозволить уникнути багатьох "пальцевих вказівок" у майбутньому.