Як написати формальну записку з закриттям та ініціалами

Зміст

Інструкції
Як
Повідомлення
Що вам потрібно

Написання офіційного записки є ефективним способом спілкування в компанії. Напишіть пам'ятку з авторитетним голосом, але ви хочете повідомити, а не залякати читача. Додаткова інформація, включена в меморандум, відома як вкладення, а закриття, як правило, включено до листа. Офіційна записка включає окремі розділи та ініціали письменника та помічника наприкінці. Незважаючи на те, що більшість нагадувань складають одну сторінку або менше, обов'язково в кінці додайте абзац з підсумками, якщо у вас більше однієї сторінки.

Інструкції

Формальна примітка має певний формат (Пам'ятка від firelover123 від Fotolia.com)

На початку записки включають розділи "До", "Від" і "Тема". Якщо ви збираєтеся включати вкладення, вирішіть, кому потрібно отримати ці вкладення, а хто потребує лише копію записки, повідомте про інформацію та вкладення, які були поширені (наприклад, особі, яка створила вкладення, не потрібно її отримувати, ). Вкажіть ім'я кожного, хто отримає документ у заголовку "До". Включіть, кого ви хочете скопіювати в "CC" в кінці записки. Деякі люди можуть отримати документ приватно, додавши його як "приховану копію". Вони отримають копію пам'ятки, але не будуть перераховані в "До" або "CC".
Напишіть тіло пам'ятки чітко і лаконічно. Використовуйте просту і формальну мову, але зберігайте пам'ятку від залякувального або принизливого тону. Більш великі документи повинні містити кілька абзаців, щоб їх було легше читати.
Заповніть записку з ініціалами автора, а потім ініціали помічника після косої риски ("XX / aa"). Ініціали автора повинні бути великими літерами, а імена помічника - малими. Два рядки нижче повинні читати слово "Додатки (x)" з числом вкладень, включених між дужками. Потім у списку вкажіть список людей, яких ви хочете отримати. Ті, хто отримає приховані копії, повинні бути написані від руки на своїх копіях. Не забудьте включити "CCO", щоб вони знали, що було скопійовано анонімно. Автор записки має бути першим у розділі "Від".

Як

Зберігайте одну або дві додаткові копії записки у файлі з вкладеннями, якщо хтось повинен бути доданий до списку розсилки.
Перегляньте записку для типографських помилок, які не можна визначити.
Більшість програм обробки текстів містять шаблон пам'ятки, якщо ваша компанія не вказала один для використання.

Повідомлення

Обов'язково вкажіть усіх одержувачів у розділі "До" записки.
Пам'ятки слід використовувати лише для внутрішніх комунікацій компанії. Комунікація з постачальниками або клієнтами повинна бути написана у форматі листа.