Зміст
Звіти стилю Memo підходять для коротких документів (менше десяти сторінок), які будуть поширюватися в організації. Наприклад, звіти про продажі та документи з аналізу проекту є кандидатами для формату записки. Вони не вимагають всієї пишності та вступу, які вимагають офіційні звіти. Це стосується переважно звітів, що роздаються щотижня, щомісяця або кожні чотири місяці. Незважаючи на це, ви повинні взяти на себе таку ж турботу, як і будь-яку іншу кореспонденцію компанії при плануванні, написанні та завершенні звіту у стилі мемо.
Інструкції
-
Відстежуйте теми, які буде висвітлено у звіті. Візьміть читацьку точку зору і обов'язково включіть всю необхідну або потрібну інформацію.
-
Пошук звіту. Зберіть всю необхідну інформацію, необхідну для висвітлення тем у кроці 1.
-
Створіть візуальну підтримку для ілюстрації зібраних даних. Дайте кожному зображенню відповідний заголовок і заголовок.
-
Перегляньте свій пошук і визначте, які назви ви хочете використовувати для розділення та представлення звіту. Її формат і зміст визначатимуть назви розділів. Наприклад, має сенс у звіті про продаж включати розділ для кожного регіону продажів або продуктової лінійки.
Плануйте звіт
-
Напишіть текст звіту, пам'ятаючи читача. Вкажіть візуальну підтримку, де це необхідно.
-
Напишіть адміністративний підсумок, який надає читачам короткий огляд важливих моментів у звіті.
-
Створіть індекс, де буде показано початок окремих розділів.
-
Створіть таблицю ілюстрацій, яка дозволяє читачам дізнатися, де можна знайти кожну діаграму, малюнок або таблицю.
-
Випишіть нагадування про передачу. Якщо ваша компанія використовує друковані записки або шаблон, використовуйте їх. В іншому випадку використовуйте простий формат. Обов'язково вкажіть заголовки та поля "від", "до", "Дата" та "Дата".
Напишіть звіт
-
Складіть повний звіт, розмістивши створені вами деталі в наступному порядку: меморандум про передачу, зміст, список ілюстрацій, адміністративний висновок, орган звітності.
-
Попросіть друга або колегу переглянути ваш звіт.
-
Внесіть необхідні виправлення.
Завершіть звіт
Як
- Якщо ваш звіт надходить до декількох одержувачів, ви можете створити список розсилки замість того, щоб включати всі імена в пам'ятку. Перелічіть імена в алфавітному порядку або вкажіть імена найважливіших людей у верхній частині списку. Зробіть свою трансляцію меморандумом так, ніби це обкладинка резюме. Напишіть так, якби ви особисто передавали звіт читачеві. Популярні назви доповідей включають: Вступ, Аналіз проблем, Цілі, Рекомендації, Тенденції, Терміни та етапи проекту, Альтернативні методи та витрати.