Зміст
Спогади є однією з найбільш згаданих особливостей повсякденного службового життя, вони, здається, проростають майже всюди і можуть охоплювати майже нескінченний спектр предметів. Проте видача нагадувань здійснюється для кількох основних цілей і, як правило, має чітко визначені цілі, які зазвичай стосуються розв'язання ситуацій і надання додаткової інформації з питання, яке не вимагає проведення зустрічей.
Проблеми
Проблеми можуть бути швидко визначені та обговорені в контексті меморандуму, що дозволяє співробітникам негайно усвідомити потенційні труднощі та нові виклики, які наближаються. Ці проблеми можуть змінюватися, оскільки деякі з них можуть обговорювати тенденції, які будуть розвиватися в довгостроковій перспективі (наприклад, зниження ефективності конкретного департаменту), або можуть бути менш формальними та більш негайними (наприклад, інформування працівників про погану погоду). перед тим, як вони повернуться додому в кінці дня). Характерною ознакою цих записок про проблеми є те, що вони можуть вимагати зворотного зв'язку для розгляду можливих рішень і майбутніх стратегій.
Рішення
Пам'ятки, що базуються на рішеннях, можуть забезпечувати вибір інформації, приклади включають швидкі виправлення технічних проблем, оголошення про те, що новою стратегією було вирішено вирішити існуючу проблему, або надати актуальну інформацію про коди входу та механізми безпеки. Меморандуми для рішень також є можливістю приділити увагу співробітникам, які продемонстрували свою корисність або творчість для вирішення конкретних завдань, спілкуючись з іншими про їхні успіхи (наприклад: «Ми хотіли б подякувати Метью Бейкеру за його координаційну роботу з покращення нашої основної мережі. комп'ютерів, що дозволяють системі функціонувати значно швидше, ніж у минулому місяці. ").
Зворотній зв'язок
Пам'ятки щодо зворотного зв'язку мають різні форми, хоча їх можна диференціювати між нотатками, надісланими різним співробітникам, та нотатками, надісланими окремій особі. Коли доповіді відправляються до великої групи, вони можуть оновлювати співробітників з питань, які раніше піднімалися під час зустрічей, надаючи відчуття контексту та хронології попереднім обговоренням (прикладом цього може бути записка, яка допомагає співробітникам відвідати донорство крові або робота в команді). Однак, коли зворотній зв'язок надсилається одному працівнику, він, як правило, буде дуже специфічним і пов'язаний з якістю роботи, яку виконує працівник, і які сфери повинні бути спрямовані на подальші вдосконалення.
Коментарі щодо ситуацій
Час від часу для менеджерів може бути доречним надсилати нотатки щодо поточних подій або робити офіційні коментарі щодо певних ситуацій, наприклад, "Ми хотіли б щиро подякувати пожежним службам за їхню допомогу під час нещодавнього пожежі наш склад ". Цей тип меморандуму може також включати в себе інструкції для працівників не публічно коментувати деякі внутрішні питання: наприклад, "Ми хотіли б попросити всіх працівників утримуватися від публічної спекуляції щодо нашого потенційного злиття з іншою компанією, що може підірвати угоди триває. "