Зміст
Ресепшн часто є дверима компанії і, безумовно, цей відділ офісу відображає організаційну культуру компанії і, отже, особу, яка також займає посаду адміністратора. Перші враження мають величезне значення в корпоративному світі, але в цій позиції більше задіяних речей, ніж справити хороше враження на відвідувачів. Посада секретаря є багатогранною позицією, яка, якщо розділити її на робочі завдання, може легко вимагати декількох працівників.
Переваги
Приймальник - це перша особа, яка вітає клієнтів і споживачів і оголошує їх на підтримку персоналу або виконавчого секретаря, використовуючи електронну пошту або систему домофонів. Часто він може втручатися, коли виконавча влада не хоче турбуватися. Стійка реєстрації може працювати над адміністративною послугою, тому вам не потрібно наймати тимчасових працівників.
Особливості
Посада секретаря потрапляє в адміністративну категорію, і більшість з них безпосередньо звертається до HR, адміністративного координатора або офісного менеджера. Багатозадачність - це більше, ніж просто модне слово по відношенню до адміністратора. У більш спокійні часи вона може переходити до архівіста або іншого адміністративного працівника комплексно, що виключає необхідність додаткового адміністративного персоналу в офісі, де можуть бути розміщені файли.
Міркування
Прийом - це галузь, яка вимагає конфіденційності, і ця позиція вимагає підготовки для її освоєння. Особа, обрана на посаду, несе відповідальність за дотримання будь-яких нормативних норм і стандартів безпеки. При прийомі на роботу менеджери повинні враховувати необхідність перевірки фону.
Зобов'язання
Оскільки рецептор рідко має прямі звіти, позиція вимагає здатності перевершувати управління часом, а також передового досвіду стосовно клієнта. Деякі ключові функції адміністратора: відповіді на телефони, прийом і привітання клієнтів, архівування документів і підтримка інших відділів (наприклад, бухгалтерія), забезпечення, маркування і зняття міток, візити, сортування та поширення пошти.
Очікування
Очікується, що адміністратор має такі ж навички, як адміністративний помічник, оскільки обов'язки лише трохи відрізняються. Рівні компетентності в Microsoft Office або іншій автоматизації офісу повинні бути вище базових. Якщо адміністративний помічник, як правило, виконує допоміжні адміністративні функції в офісі, адміністратор завжди випереджає всіх відвідувачів. Маючи це на увазі, ваша поведінка завжди буде професійною. Очікується, що вона знає свої щоденні пріоритети, оскільки будь-коли з'являються відволікаючі та менш важливі завдання.