Зміст
Більшість компаній, чи то малі або великі, мають стійку реєстрації або стійку реєстрації. Стандартні операційні процедури працівника, який займається обслуговуванням клієнтів, складаються з обов'язків і відповідальності, які підвищують ефективність компанії в цілому. Ці працівники повинні повністю зрозуміти всі аспекти своєї ролі, щоб найкращим чином виконати свою роль.
Служити шлюзом
Найважливіша роль, яку відіграє приймальний співробітник, - це "шлюз" або воротар. Ви є першою людиною, яку клієнти бачать після прибуття, і зазвичай першою людиною, з якою вони спілкуються, коли вони телефонують в офіс. Ви повинні бути доброзичливими і ввічливими до клієнтів, а також підтримувати їх авторитет. Ваше ставлення позитивно або негативно відобразиться на бізнесі в цілому, і ви повинні завжди пам'ятати про це. Ви несете відповідальність за те, щоб начальники отримували тільки тих людей, яких вони мають час, і з ким вони хочуть говорити. Завжди поводитися з людиною безпосередньо і належним чином; Вам може знадобитися сказати комусь, що він повинен залишити повідомлення, або що він повинен сидіти і чекати.
Рутинні завдання
У більшості офісів адміністратор повинен працювати з повсякденними заходами, такими як адміністрування електронної пошти, прослуховування голосової пошти, підготовка грошових коштів, поливання рослин і заправка столів. Ведення списку всіх завдань дня може допомогти запобігти вам забути щось. Корисно також зберігати адресну книгу з важливими та часто використовуваними номерами, оскільки часто виклик на обслуговування виклику, IT та інших людей протягом дня, коли виникають проблеми.
Організація порядку денного зобов'язань
Нарешті, якщо ця робота не була делегована іншому працівнику, такому як помічник начальника, прийом - це те, де ведеться порядок денний. Завжди знайте про майбутні заходи та скасувані зустрічі. Не забувайте вказувати імена та номери людей, які хочуть записатися на прийом у дні, коли вони будуть повністю скасовані. Іноді може виникнути потреба в тимчасовому призначенні, в такому випадку просто покласти його на графік. Пам'ятайте, що завжди використовуйте олівці, оскільки це полегшує видалення і прикриття у випадку зміни часу.
