Зміст
Листи клієнтів, як правило, мають певний формат і виглядають добре спланованими та професійними. Вони мають універсальні елементи, такі як привітання та закриття. Ті, хто розповідає про процедури виставлення рахунків, містять інформацію про платіжну політику компанії та описують спосіб оплати клієнтами своїх рахунків. Про внесення змін до цих правил необхідно повідомляти клієнта листом, надісланим поштою, письмово повідомляючи про зміни.
Відкриття
Відкриття листа містить дату його написання, контактну інформацію одержувача та привітання. Розділ листа з привітанням "Шановний клієнт" буде написаний подвійним пробілом під контактною інформацією клієнта. Привітання правильно звертається до клієнта з такими заголовками, як пан чи пані та прізвище.
Призначення листа
Пункт призначення повідомляє вашого клієнта, що ви пишете, щоб повідомити його про те, що відбудуться зміни в системі виставлення рахунків. Цей параграф також повинен містити гарантії, що цей лист не є інкасою.
Вплив на споживача
У параграфі ефектів докладно описано, як зміни, які впроваджує ваша компанія, вплинуть на клієнта. Ці ефекти можуть включати нову адресу виставлення рахунку, на яку слід надсилати платежі, або нові дати виставлення рахунків. Ці зміни повинні бути написані позитивно та на користь замовника. Кожну зміну слід характеризувати як вигоду як для клієнта, так і для вашої компанії.
Закриття
Заключний розділ повинен містити вашу заключну заяву для клієнта, наприклад, "Дякуємо за протекцію", "Щиро" або просте "Дякую". Він буде включати ваше введене ім’я, ваш підпис та контактну інформацію. Також потрібно вказати електронну адресу, щоб клієнти могли зв’язатися з вами, якщо у них виникнуть запитання.